Réglement intérieur des 7èmes Forestières

ARTICLE 1 :  DATE-DUREE-DROIT D’ENTRÉE

Les 7èmes Forestières du Massif Central auront lieu du Vendredi 20 au Dimanche 22 septembre 2013, en Auvergne, sur la commune de GIAT.

Elles seront ouvertes aux professionnels ainsi qu’au grand public, de 9h30 à 19h00.

Il n’est exigé aucun droit d’entrée à la manifestation : elle est gratuite pour tous.

Les organisateurs se réservent cependant le droit d’en interdire l’accès, ou d’en exclure toute personne dont la tenue ou le comportement pourraient en troubler le bon déroulement.

 

ARTICLE 2 :  ADMISSION

Par principe, tous les commerçants, artisans ou industriels, sociétés ou organismes divers dont l’activité est liée à la forêt, au bois et à leurs dérivés sont admis aux 7èmes Forestières du Massif Central.

Le comité organisateur se réserve cependant le droit d’apprécier et de se prononcer sur chaque candidature.

La demande d’admission doit être adressée à la COMMISSION EXPOSANTS DES 7èmes FORESTIERES DU MASSIF CENTRAL, FAIRE VIVRE LA FORET DU MASSIF CENTRAL – DOMAINE DES VASEIX – 87430 VERNEUIL-SUR-VIENNE, avant le 1er juillet 2013. Cependant, toute inscription effectuée et payée avant le 1er mai 2013, permettra d’obtenir une réduction de 10 % du prix de la location du stand. Seules seront prises en considération les demandes entièrement remplies, dûment signées et accompagnées du règlement. Les exposants recevront en retour la confirmation de leur inscription. En cas de refus de la demande, le versement sera retourné à l’expéditeur.

 

 

ARTICLE 3 :  PRIX DE LA LOCATION

Tous les prix sont nets.

Pour les stands sous chapiteau, le prix est le suivant : 700 € par module de 9m2, le module de base sous couvert étant un stand de 3m sur 3m.

Pour les stands en plein air, les prix sont les suivants : – module de 25m2 : 600 €; – module de 50m2 : 900 €; – module de 75m² : 1 200 € ; – module de 100m2 : 1 500 €; – module de 150m2 : 2 000 €;

- module de 200m2 : 2 500 €; au-delà de 200 m2, le m2 supplémentaire est à 10 €.

Pour les démonstrations, la fourniture de bois sera facturée sur la base d’un montant forfaitaire de 300€  en fonction des besoins de chaque exposant et dans la limite des disponibilités du site. Dans le prix de la location sont compris : un plancher nu pour les stands sous chapiteau ( pas de cloisonnement fourni par les organisateurs ), l’installation électrique, la fourniture de 2 cartes d’exposant ( donnant accès au parking exposants ) et de 10 à 50 cartes d’invitation par stand, l’inscription au journal officiel de la manifestation, la fourniture de services communs : gardiennage, éclairage, nettoyage, service d’accueil et d’information, service de sécurité, police et secours.

N’entrent pas dans le prix de la location : la mise en place, la décoration et le nettoyage des stands, ainsi que tout ce qui est transport, assurance et manutention, l’enseigne ou bandeau portant la raison sociale de l’exposant, la fourniture d’air comprimé, le téléphone.

Le dossier de l’exposant donne les renseignements concernant les entreprises susceptibles d’intervenir dans ces domaines.

Les organisateurs se réservent le droit de modifier les prix de location s’ils le jugent indispensable. Les exposants en seraient alors informés individuellement et auraient la possibilité de retirer leur participation dans un délai de huit jours à compter de la notification.

Les entreprises et organismes ayant signé avec l’Association une convention de partenariat financier bénéficient de conditions tarifaires particulières.

 

 

ARTICLE 4:  MODALITES DE PAIEMENT

Tous les paiements doivent être effectués par chèque bancaire libellé à l’ordre de « Faire Vivre La Forêt Massif Central ».   Le règlement du stand se fait intégralement lors de sa réservation, et au plus tard avant le 1er juillet 2013 ; au-delà de cette date, les inscriptions ne seront possibles que dans la limite des places disponibles .En cas de renonciation à participer non notifiée par lettre recommandée aux organisateurs avant le 1er août 2013, ou de non-occupation du stand, les sommes versées resteront acquises aux organisateurs.

Toute réservation payée avant le 1er mai 2013 bénéficiera d’une remise de 10 %.

 

 

ARTICLE 5 :  INSTALLATION DES STANDS

Les exposants pourront prendre possession de leur emplacement à partir du jeudi 19 septembre 2013 à 10h 00, les installations devant être impérativement terminées avant le 20 septembre 2013 à 21h 00.

L’aménagement intérieur des stands est laissé à l’initiative des exposants. Le matériel utilisé devra respecter la réglementation en vigueur en matière d’utilisation de produits inflammables. Il est formellement interdit de modifier la structure des stands sans accord des organisateurs.

 

ARTICLE 6 :  MATÉRIEL ADMIS

Machines, appareils et autres fournitures pour la sylviculture et l’industrie forestière ; outillage à main et appareils de mesure, de contrôle, de sécurité ; équipements mécaniques divers ; machines, appareils et autres fournitures pour la transformation du bois, produits bois et produits en bois ; filière bois énergie ; bois dans la construction ; ingénierie informatique et logiciels ; organismes professionnels, écoles professionnelles et centres techniques ; presse ; divers.

 

ARTICLE 7 :  AFFICHAGE DES PRIX

Les exposants sont tenus de respecter les lois, décrets et arrêtés en vigueur concernant les règles générales de la publicité en matière d’affichage des prix et de la concurrence.

 

 

ARTICLE 8 :  SÉCURITE-GARDIENNAGE

Il est interdit dans l’enceinte de la manifestation ( y compris parkings, zones de démonstrations, parc des exposants..) et sans l’autorisation expresse des organisateurs :

- d’introduire des produits détonants, des matières fulminantes, incommodantes ou explosives, et de manière générale toutes les matières dangereuses ou nuisibles.

- de faire du feu dans les stands et aux alentours.

- de consommer des alcools forts dans les stands.

Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics et les organisateurs. Les exposants devront être présents sur leur stand lors de la visite de la commission de sécurité.

Les exposants désirant réaliser des démonstrations de matériel devront en avertir les organisateurs et se conformer au planning établi par les organisateurs, tant en matière de zone de démonstration que d’horaire et de durée. Chaque exposant devra désigner une personne physique chargée de la sécurité pour son compte, qui assumera la responsabilité de la sécurité autour des matériels en mouvement lors des démonstrations. Toutes les démonstrations devront se faire dans un souci constant des règles de sécurité du travail en forêt, et les organisateurs se réservent le droit d’exclure du site de la manifestation toute personne dont le comportement s’avérerait dangereux.  En dehors des heures d’ouverture, les organisateurs assurent le gardiennage des stands du  jeudi 19 septembre 2013 à partir de 19h 00 jusqu’à la clôture de la manifestation, mais déclinent toute responsabilité en ce qui concerne les détériorations, pertes, vols, dommages ou accidents qui pourraient être occasionnés aux marchandises et objets exposés et ce quels qu’en soient la cause et le montant. Les organisateurs ne répondent pas non plus des dommages provenant d’émeutes ou de grèves.

 

 

ARTICLE 9 :  ASSURANCES

Les organisateurs dégagent toute responsabilité en cas de vols, d’accidents, de dommages dus à un incendie, à la pluie ou à la grêle ou à toute autre cause, les produits et le matériel étant exposés aux risques et périls des exposants. Les exposants devront par ailleurs produire une attestation d’assurance incendie pour les biens exposés, comportant une clause de renonciation à tout recours contre les organisateurs et leur assureur.

Cas de malveillance excepté, les organisateurs renoncent à tout recours contre les exposants.

 

 

ARTICLE 10 : PUBLICITÉ

Seuls les catalogues et prospectus relatifs aux marchandises et matériels exposés sont autorisés dans l’enceinte de la manifestation. La publicité au moyen d’une vidéo, de haut-parleurs particuliers ou tout autre appareil n’est autorisée que de façon discrète afin de ne pas gêner les exposants voisins. En cas d’infraction à cette règle, les organisateurs pourront décider le démontage de l’appareil incriminé aux frais de l’exposant, et ce au nom de l’intérêt général.

Les partenaires financiers prétendent à la diffusion gratuite sur la sonorisation de la manifestation d’annonces publicitaires et d’interviews.

 

ARTICLE 11 : OCCUPATION DES STANDS

Sauf autorisation exceptionnelle délivrée par les organisateurs, aucun véhicule ne sera plus admis à circuler ou à stationner dans l’enceinte de la manifestation, une demi-heure avant l’heure d’ouverture au public.

Le dernier jour, aucun véhicule ne sera autorisé à pénétrer dans l’enceinte avant 19 heures. 

Les stands ne devront pas être démontés avant la fin de la manifestation.

Tous les stands devront être évacués au plus tard le lundi 23 septembre 2013 à 12 heures.

Les organisateurs déclinent toute responsabilité quant aux objets laissés dans les stands à l’issue de la manifestation, qui le seraient aux risques et périls des exposants concernés.

 

ARTICLE 12 : DÉGRADATIONS

Les exposants sont responsables pour eux-mêmes et pour les entreprises intervenant pour leur compte, des dégâts et dommages qui seraient occasionnés aux terrains, aux bâtiments ou aux arbres lors du transport, de l’installation, du fonctionnement ou de l’enlèvement de leur matériel.

 

ARTICLE 13 :  DISPOSITIONS SPÉCIALES

Pour des raisons majeures, les organisateurs se réservent le droit de modifier la date d’ouverture et la durée des 7èmes Forestières du Massif Central ou de décider de leur ajournement sans que les participants ne réclament une quelconque indemnisation. Les sommes versées par les exposants seraient alors remboursées sous déduction des frais de dossier. 

 

ARTICLE 14 :   LITIGES

En cas de contestation, les tribunaux de LIMOGES sont seuls compétents, le texte en langue française du présent règlement faisant foi.